Fakturace pro začátečníky: omyly a co platí doopravdy

Kolem prvních faktur koluje spousta tvrzení, která zní jistě a přitom neplatí. Řada nováčků si myslí, že faktura bez razítka je neplatná, nebo že chybu lze jen přepsat. Pravidla jsou přitom jednodušší, než se zdá, jen je třeba odlišit, co vyžaduje zákon a co je zvyk.

Omyl: faktura potřebuje razítko a podpis

Zákon razítko ani podpis na faktuře nevyžaduje. Faktura je platná i bez nich, pokud obsahuje potřebné údaje: označení stran, číslo dokladu, předmět, částku, datum a údaje o platbě. U plátců DPH se přidávají další náležitosti daňového dokladu.

Razítko a podpis mohou působit důvěryhodněji u některých odběratelů, zejména ve starším prostředí. Je to ale věc zvyku, ne povinnosti. Elektronická faktura ve formátu PDF je zcela běžná.

Omyl: zálohová faktura je daňový doklad

Zálohová faktura je výzva k platbě, která dává zákazníkovi údaje pro převod. Sama o sobě není daňovým dokladem a neúčtuje se jako výnos. Po přijetí zálohy vystavíte konečnou fakturu a zálohu odečtete.

Plátci DPH řeší u přijaté zálohy ještě doklad k přijaté platbě. Pravidla se mění, a proto je ověřte u poradce. Neplátce situaci zvládne jednodušeji.

Omyl: chybnou fakturu stačí přepsat

Vystavený doklad nelze jen tak změnit, protože zákazník už mohl zaúčtovat původní verzi. Správný postup je fakturu stornovat dobropisem a vystavit novou. Vše musí být dohledatelné.

Drobné chyby, jako překlep v adrese, řešte dohodou s odběratelem a opravným dokladem. Číselná řada musí zůstat souvislá a každá faktura má jedinečné číslo.

Omyl: splatnost určuje zákon

Splatnost si stanoví smlouva či objednávka. Kdyby chyběla, platí zákonná pravidla, ale běžně se píše čtrnáct nebo třicet dnů. U delších lhůt hlídejte vlastní cash flow.

Při prodlení můžete požadovat úrok z prodlení podle předpisů. Raději ale předem sjednejte jasné podmínky a upomínejte včas. Slušné připomenutí obvykle stačí.

Co platí doopravdy a jak si pomoci

Vystavujte faktury v souvislé řadě, ukládejte je a zálohujte. Archivace je pro daňové účely dlouhodobá povinnost, jejíž délka se řídí předpisy. Doklady si uchovejte i po skončení činnosti.

Pomůže šablona z fakturačního programu nebo tabulky. Nastavte automatické číslování a údaje o sobě vyplňte jednou. Odpadnou chyby z kopírování.

Zdroje

• Ministerstvo financí ČR
• Finanční správa ČR