Proč oddělit firemní a soukromé peníze od prvního dne

Smíchané peníze patří k nejčastějším začátečnickým chybám. Pokud zaplatíte nákup na firemní kartu a oběd na soukromou, za čtvrt roku nikdo neví, co kam patří. Oddělení firemních a soukromých financí přitom nic nestojí a ušetří hodiny práce s přehledem i při daních.

Co zákon požaduje a co ne

Osoba samostatně výdělečně činná nemusí mít samostatný podnikatelský účet. Může používat soukromý, ale evidenci pak musí umět oddělit. Plátce DPH ale musí zveřejnit bankovní účet, který používá pro podnikání, a ten se pak sleduje.

Společnost s ručením omezeným je samostatný právní subjekt a vlastní účet mít musí, protože její peníze nejsou majetkem společníka. Pro všechny platí, že rozdělení zjednoduší kontrolu.

Co oddělení přináší v praxi

První přínos je přehlednost. Z výpisu účtu vidíte příjmy a výdaje podnikání bez luštění. Při přípravě daňového přiznání nebo odpovědi úřadu stačí předat jeden výpis.

Druhý je psychologický. Firemní peníze nejsou vaše mzda, a proto je nespotřebujete, když vám přijde velká platba. Vidíte, kolik firma opravdu vydělává po zaplacení nákladů.

Jednoduchý systém účtů

Pro začátek vystačíte se třemi místy: provozní účet pro příjmy a běžné výdaje, rezervní účet na daně a odvody a soukromý účet, na který si převádíte odměnu. Banky často nabízejí běžný účet bez poplatků za vedení. Pojmenujte si je tak, abyste je nespletli.

Z každé přijaté platby odložte předem určené procento na daně. Stačí pevný podíl, který odpovídá vašemu odhadu odvodů. Rezerva v daňovém období zabrání nepříjemnému doplatku.

Pravidelná odměna sobě

Určete si částku, kterou si převádíte každý měsíc, třeba prvního v měsíci. Tím vytvoříte rozpočet podobný platu, ne rozkolísané částky podle toho, kolik zrovna dorazilo. V dobrých měsících zbyde rezerva, ve slabších z ní čerpáte.

Převody pište se srozumitelným popisem, například výběr podnikatele. Pro OSVČ nejsou výběry z podnikání výdajem, jde o nakládání se ziskem. S.r.o. musí vyplácení řešit jako mzdu nebo podíl na zisku.

Co dělat, když se platby smíchaly

Stává se, že zaplatíte firemní nákup soukromou kartou. Nic se neděje, stačí si ponechat doklad a zapsat ho do evidence jako výdaj s poznámkou, jak byl uhrazen. Důležité je dohledatelnost.

Naopak soukromé platby z firemního účtu pak vysvětlujte účetní. Výběr hotovosti označte a zaznamenejte. Pravidlo jedné karty pro jednu věc je nejjednodušší prevence.

Můj tip: Doporučil bych nastavit si trvalý příkaz, který každý měsíc pošle pevnou částku z podnikatelského účtu na soukromý. Ušetří rozhodování, zda si můžete něco dovolit. Částku upravte po čtvrtletí podle skutečných výsledků.

Zdroje

• Finanční správa ČR
• Česká národní banka